Automatisierter Kundenservice mit KI - Gründe, Vorteile, Umsetzung 

In Zeiten der KI übernimmt der automatisierte Kundenservice eine entscheidende Rolle bei der Lösung von Kundenanfragen und -problemen. Anstatt wie üblich einen Mitarbeiter über Chat oder Telefon zu kontaktieren, können die Probleme deiner Kunden rund um die Uhr mit einer KI gelöst werden, ohne auf menschliche Unterstützung angewiesen zu sein. Diese automatisierten Kundenservice-Systeme sind nicht nur jederzeit verfügbar, sondern auch kosteneffizienter als menschliche Mitarbeiter. Während sie sich um einfache, wiederkehrende Probleme kümmern (1st-Level-Support), haben Kundenservice-Mitarbeiter die Möglichkeit, sich auf komplexere Fälle zu fokussieren (2nd-Level-Support). Eine simple Art dem Personalmangel entgegenzuwirken. 

Warum sollte ich meinen Kundenservice automatisieren?

• Durch sofortige Antwortzeiten entfallen lange Wartezeiten für deinen Kunden 
• Mitarbeiter werden entlastet, da das Kundensupport-System KI-gestützt Aufgaben übernimmt

• Personalkosten werden reduziert
• Eine Software kann kosteneffizienter als eine Neueinstellung sein  
• Mitarbeiter können effektiver für andere Arbeiten eingesetzt werden
• Nicht besetze Stellen können ersetzt werden

• Rund um die Uhr erreichbarer Service bei Kundenproblemen  
• Kundenbindung wird gestärkt

• Negative Eindrücke durch langsamen Kundenservice werden vermieden
• Kundenabwanderung zum Konkurrenten wird entgegengewirkt. Allein 80 % der Kunden
  wechseln wegen schlechter Serviceerfahrung zum Konkurrenten 

Was steckt eigentlich hinter einem KI-Basierten Kundenservice?

Die Technologie hinter einem KI-basierten Kundenservice-System umfasst mehrere fortschrittliche Komponenten, die zusammenarbeiten, um einen effizienten, kostensparenden und benutzerfreundlichen Support zu bieten. Hier stellen wir einige Technologien und Integration vor, die diesen Service möglich machen:

Integration in CRM-Systeme für die Datenbasis

Ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten KI-basierten Kundenservices ist die Integration in Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, welche wiederum mit dem ERP-System verknüpft sind. Diese Systeme speichern und verwalten Kundendaten, sodass die KI bei jeder Interaktion personalisierte und kontextbezogene Antworten geben kann. Stell dir vor, ein Kunde fragt nach dem Status seiner Bestellung. Dank der Integration in das CRM/ERP-System kann die KI sofort auf die entsprechenden Informationen zugreifen und eine präzise Antwort geben. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Kundenzufriedenheit.

Maschinelles Lernen

Maschinelles Lernen ist eine Schlüsseltechnologie, die es der KI ermöglicht, aus vergangenen Interaktionen mit den Kunden zu lernen und ihre Antworten kontinuierlich zu verbessern. Das bedeutet, dass die KI mit jeder Kundenanfrage besser wird und immer präzisere und relevantere Antworten geben kann. Durch diese stetige Anpassung und Optimierung trägt die KI wesentlich dazu bei, die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu steigern, da sie auf personalisierte Bedürfnisse eingehen kann.

Sprachtechnologie und NLP

Vermutlich hast du schonmal von NLP gehört, hast aber keine Ahnung, was damit gemeint ist. Natural Language Processing (NLP), oder auch Sprachverarbeitung, ist die Technologie, die es der KI ermöglicht, die menschliche Sprache zu verstehen und zu interpretieren. Dies ist entscheidend, um genaue und relevante Antworten zu generieren. Dank NLP kann die KI beispielsweise in Kundentelefonaten nicht nur die Worte eines Kunden verstehen, sondern auch den Kontext und die Bedeutung dahinter erfassen. Der Ablauf beginnt damit, dass ein Kunde anruft und seine Anfrage stellt. Die Automated Speech Recognition (ASR)-Technologie wandelt die gesprochene Sprache des Kunden in Echtzeit in Text um. 

Automatische Spracherkennung (ASR) und Text-to-Speech (TTS)

Damit die KI ihre Antwort in menschlicher Sprache zurückgeben kann, kommt die Text-to-Speech (TTS)-Technologie ins Spiel. TTS wandelt den generierten Text der KI in gesprochene Sprache um, was besonders bei telefonischen Anfragen nützlich ist. Ein Beispiel: Der Kunde ruft an und fragt: „Wie ist der Status meiner Bestellung?“ Die ASR-Technologie wandelt diese Anfrage in Text um, der an das NLP-System weitergegeben wird. Das NLP-System erkennt die Anfrage und die KI überprüft die Bestelldaten im CRM/ERP-System. Die generierte Antwort, „Ihre Bestellung wurde gestern versandt und sollte morgen ankommen“, wird durch die TTS-Technologie in gesprochene Sprache umgewandelt und dem Kunden mitgeteilt. So können Kunden effizient und schnell bedient werden, ohne dass menschliche Mitarbeiter ständig verfügbar sein müssen.

WIE Steige ich auf einen automatisierten Kundenservice um?

Der Umstieg auf einen automatisierten Kundenservice mag komplex erscheinen, aber mit der richtigen Unterstützung und einem strukturierten Ansatz kann er reibungslos und effizient umgesetzt werden. Wir von Netrocks sind dein Begleiter auf diesem Weg.

1. Bedarfsanalyse - Welche Kundenanfragen sind am häufigsten?
   Der erste Schritt besteht darin, die häufigsten Kundenanfragen zu identifizieren. Durch die Analyse historischer Daten und das Einholen von Feedback können wir die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens verstehen und die relevantesten Bereiche für die Automatisierung bestimmen.
   
   
2. Technologieauswahl - Welche KI-Tools passen zu deinen Anforderungen?
   Basierend auf der Bedarfsanalyse identifizieren wir mit dir die passenden KI-Tools. Wir beraten dich umfassend und sorgen dafür, dass die gewählte Technologie deinen Anforderungen entspricht und optimal zu deinen Geschäftsprozessen passt.
   
   
3. Entwicklung & Training der KI - Wie wird die KI für dein Unternehmen trainiert?
   Unsere Experten entwickeln maßgeschneiderte Trainingsdatensets aus deinen bestehenden Daten. Diese Datensets sind darauf ausgelegt, die KI so zu trainieren, dass sie relevante und präzise Antworten für deine Kunden liefert. Der Trainingsprozess wird kontinuierlich überwacht und optimiert, um die bestmögliche Leistung zu gewährleisten.
   
   
4. Systemintegration - Wie kann die KI mit deinen Systemen integriert werden?
   Ein entscheidender Schritt ist die Integration der KI in deine bestehenden Systeme. Dies sorgt für eine konsistente Kundenbetreuung und ermöglicht der KI den Zugriff auf alle relevanten Kundendaten. Ein Beispiel hierfür wäre die Verbindung der KI mit deinem CRM/ERP-System, um personalisierte Antworten auf Kundenanfragen zu ermöglichen. Selbstverständlich stellen wir sicher, dass alle Daten sicher und datenschutzkonform verarbeitet werden.
   
   
5. Testen & Implementieren - Woher weißt du, dass das neue System funktioniert?
   Bevor der automatisierte Kundenservice live geht, testen wir das System gründlich auf Leistung und Zuverlässigkeit. Wir entwickeln verschiedeneTestszenarien, um zu gewährleisten, dass die KI korrekt arbeitet und in der Lage ist, eine Vielzahl von Anfragen zu bearbeiten. Durch kontinuierliches Testen und Optimieren stellen wir sicher, dass dein neuer Kundenservice reibungslos funktioniert.

Mit Netrocks an deiner Seite wird der Übergang zu einem automatisierten Kundenservice zu einem strukturierten und erfolgreichen Projekt. Wir unterstützen dich von der Bedarfsanalyse bis zur Systemintegration und darüber hinaus.

Beispiele: Wie Netrocks den Kundensupport optimieren kann

Ein großer Vorteil der Netrocks-Lösungen ist die Möglichkeit, KI-Systeme neu zu entwickeln oder mit bestehenden Systemen zu kombinieren. Jede Implementierung wird individuell an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst, um sicherzustellen, dass die Lösung perfekt zu deinen Anforderungen passt und maximal effizient ist.

• Automatische Datenauswertung und Sortierung: Stell dir vor, deine Software kann Kundendaten automatisch auswerten und sortieren. Das bedeutet, dass deine Mitarbeiter sofort auf relevante Informationen zugreifen können, ohne manuell suchen zu müssen. Diese Effizienzsteigerung spart Zeit und reduziert Fehler.
  
  
• Messenger-Dienste: Wir können ein System integrieren, womit deine Kunden auf ihre Anfragen über Messenger-Dienste sofortige, automatische Antworten erhalten. Das spart Zeit und sorgt für eine nahtlose Kommunikation. Außerdem kann unsere Software automatische Zusammenfassungen der Gespräche erstellen, die an deine Mitarbeiter weitergeleitet werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
  
  
• Telefonprotokolle: Bei Telefonanrufen kann eine KI automatisch Kundenprotokolle erstellen, indem sie das Gespräch anhört und relevante Informationen erfasst. So müssen deine Mitarbeiter keine Notizen mehr machen und können sich voll auf das Gespräch konzentrieren.
  
  
• Social-Media-Kanäle: Unsere Lösung kann auch deine Social-Media-Kanäle integrieren, sodass Kundenanfragen von Facebook, X und Co. effizient und konsistent bearbeitet werden können. So behältst du den Überblick und deine Kunden erhalten schnelle und präzise Antworten, egal über welchen Kanal sie sich melden.
  
  
• Verkaufsverhandlungen: Unsere KI kann auch Verkaufsverhandlungen unterstützen, indem sie relevante Daten bereitstellt und Muster in Gesprächen erkennt, um Verkaufsgespräche gezielt zu steuern. Das hilft deinen Vertriebsteams, effektiver zu verhandeln und bessere Ergebnisse zu erzielen.
  
  
• Absprachen zwischen Lieferanten und Kunden: Bei Absprachen zwischen Lieferanten und Kunden kann eine KI sicherstellen, dass alle relevanten Informationen dokumentiert und kommuniziert werden. Dadurch werden Missverständnisse minimiert und Prozesse effizienter gestaltet. Außerdem kannst du oder andere Mitarbeiter in einer Übersicht auf alle Informationen zurückgreifen und dir in einer Zusammenfassung anschauen, worum es ging.

Auf einen Blick

Mit einem automatisierten Kundenservice mit KI profitierst du von vielen Vorteilen. Er steigert die Effizienz, spart Zeit, indem Kundenanfragen sofort beantwortet werden und Mitarbeiter entlastet werden. Durch die Nutzung dieser Technologie kannst du Kosten sparen, da die Software günstiger ist als ein zusätzlicher Mitarbeiter. Darüber hinaus führt ein rund um die Uhr erreichbarer Service zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit. Mit Netrocks an deiner Seite wird die Implementierung reibungslos und individuell an deine Bedürfnisse angepasst.